Email warm-up – Tăng tỉ lệ email marketing vào Inbox

Email warm-up là một quá trình “hâm nóng” địa chỉ IP của nhà cung cấp dịch vụ email marketing và tên miền của khách hàng được dùng cho việc gửi thông điệp đến người dùng qua kênh thư điện tử (email marketing).

Để tăng tỉ lệ email vào Inbox, email gửi ra ngoài việc cần phải đáp ứng được những yếu tố cần thiết như: Domain khai báo đầy đủ các record (SPF là một ví dụ), tiêu đề và nội dung email không chứa những từ khoá dễ hiểu lầm là spam,… thì còn một vấn đề tối quan trọng nữa là địa chỉ IP có độ uy tín cao.

Đối với một địa chỉ IP mới gửi email ra ngoài, việc gửi email sẽ có tỉ lệ vào inbox không cao, nhất là đối với việc gửi email đến các tổ chức lớn như Gmail hay Yahoo. Vì vậy nếu địa chỉ IP không gửi email ra ngoài trước đó 30 ngày thì cần phải được làm nóng (warm up) trong một khoảng thời gian để gầy dựng uy tín cho địa chỉ IP này.

Warm-up một địa chỉ IP là việc tăng dần khối lượng email gửi ra ngoài bằng một địa chỉ IP với kế hoạch hợp lý. Quá trình tăng dần một cách từ từ này giúp địa chỉ IP thiết lập độ uy tín đối với các ISP (các nhà cung cấp dịch vụ Internet) do họ sẽ nhận thấy hành động gửi email này là tự nhiên.

Nếu một địa chỉ IP không được warm up đúng cách, địa chỉ IP đó rất dễ bị các tổ chức quốc tế đưa vào blacklist do hành động gửi email không tự nhiên. Trường hợp này thường xảy ra khi một địa chỉ IP vừa được đưa vào sử dụng để gửi email nhưng đột nhiên gửi với số lượng lớn, các ISP sẽ thấy rằng đó là hành động không tự nhiên, họ sẽ đánh giá server mang địa chỉ IP này đang bị nhiễm malware hoặc bị lợi dụng gửi email spam ra ngoài. Cách tốt nhất để tránh trường hợp này xảy ra là nên bắt đầu gửi email với một số lượng ít trước, dần dần gửi lên với mức độ nhiều hơn. Điều này sẽ giúp các bên nhận email để ý đến hành động trên các email gửi từ địa chỉ IP này và ghi nhận lại mức độ tương tác của người nhận đối với email được gửi đến. Nếu mức độ tương tác của người nhận cao (ví dụ: reply lại email), độ uy tín của địa chỉ IP sẽ càng được củng cố.

Để warm-up một địa chỉ IP, Domain mới, chưa từng được sử dụng để gửi email, có thể thực hiện gửi email theo mật độ kế hoạch được gợi ý trong bảng bên dưới. Quá trình warm-up thủ công này sẽ mất nhiều thời gian và cần sự kiên nhẫn, ngoài ra cũng cần kiểm duyệt các email đi ra ngoài khắt khe hơn bình thường trong thời gian đầu, tránh những email bị nhiễm virus hay malware hoặc mang tính chất spam được gửi ra ngoài. Việc gửi email ra ngoài trong ngày cũng cần chia ra từng đợt gửi email để gia tăng tính tự nhiên.